Методы адаптации персонала при слиянии двух организаций | I-Business

Методы адаптации персонала при слиянии двух организаций

Представим, что  в одной нише конкурируют несколько компаний. Очень часто происходят случаи, когда одна или несколько компаний не выдерживают конкурентной борьбы и закрываются. В первую очередь сотрудники выбывших из игры организаций пытаются трудоустроиться в идентичные компании, поскольку имеют опыт работы и легко ориентируются в специфике этой ниши.

Понятно, что опытные сотрудники гораздо ценнее, нежели новички со стороны. Но одной из проблем при их принятии на работу является грамотная адаптация новых кадров в незнакомом коллективе. Это непростой, но очень важный процесс, которому стоит уделять массу времени и сил. Для чего нужна адаптация? Какие теоретические и практические аспекты необходимо знать и учитывать в таких случаях?

Старый друг лучше новых двух

Процесс поиска и обучения нового сотрудника достаточно непростой и дорогостоящий для любой организации. Собственники, имеющие в этом деле опыт, прекрасно понимают «стоимость» одного профессионального сотрудника и стараются искать иные способы получить грамотного спеца. Возможность получить работоспособный отдел путем слияния двух компаний игнорировать достаточно непрофессионально. Такой способ значительно дешевле и эффективнее обучения нового человека.

Этапы слияния

Процесс адаптации можно условно разбить на пять основных этапов:

  • анализ;
  • подготовка к слиянию;
  • слияние;
  • адаптационный период.

Каждый этап включает в себя целый ряд ответственных мероприятий.

Анализ. Самый важный и ответственный этап, от которого зависит дальнейший исход событий. Подготовка напрямую связана с психологией человека и его реакцией на любые изменения в жизни. Помните, люди работают в компании не только из-за денег. Очень важны такие аспекты как карьерный рост, преданность компании, личные симпатии к руководству, месторасположение, сложившиеся традиции и взаимоотношения с другими сотрудниками. Внезапная новость о закрытии компании или ее поглощении другой, будет являться очень сильным шоком.

Представьте, что вы долгое время бьетесь на рынке за место под солнцем. Ваш коллектив настроен на борьбу. В каждом конкуренте он видит врага и вдруг внезапно узнает, что этот самый враг покупает любимую компанию с потрохами. Какую реакцию от людей вы ожидаете в такой ситуации? Правильно, сопротивление! Причем, оно может быть выражено явно в виде недовольства и шантажа увольнением, а может быть настолько скрытым, что без детального рассмотрения вы «бунтаря» не разглядите.

В свою очередь, анализ ситуации состоит из нескольких направлений.

Анализ эффективности и подготовленности каждого сотрудника в отдельности. Предполагает выявление уровня знаний и соответствия занимаемой должности. Такой анализ поможет точно определить какие обязанности в вашей компании будет выполнять тот или иной сотрудник. Когда же наступит время объявить людям о грядущих изменениях, то каждому вы предложите не просто равнозначную должность, а сможете четко перечислить ваши требования к должности. Это позволит в будущем избежать недопонимания и обид со стороны работника.

Анализ условий оплаты труда. Отличие форм оплаты и возможностей заработка существенно повлияют на дальнейшую работоспособность новых кадров. Методы начисления могут значительно отличаться. К примеру, ваши конкуренты часть заработной платы платили в конверте, а вы начисляете своим сотрудникам заработную плату согласно законодательству, хотя в итоге «на руки» выдается одна и та же сумма. При этом ваши условия выглядят намного привлекательнее.

Также необходимо учитывать особенности методов начисления в случае схемы «фикс+бонус+%», поскольку менеджеры отдела продаж предпочитают именно такие схемы расчетов заработной платы. Изучите уже имеющиеся KPI,их эффективность и способы начисления, и сравните вашим предложением. Ваши условия снова оказались выгоднее? Получите еще один весомый аргумент! Нет? Ищите аргумент, поясняющий эту разницу. В любом случае, необходимо заранее оговаривать все нюансы.

Анализ клиентской базы. Важный пункт, который многие упускают. Клиент общается с менеджером и за короткий период между ними возникают своеобразные дружеские отношения. Помимо рабочих вопросов, затрагиваются бытовые темы. Важность такой коммуникации необходимо учитывать, поскольку с новыми менеджерами вы получаете еще всю клиентскую базу их бывшей компании. Изучите условия, предоставляемые компанией для своих клиентов: скидки, бонусы, условия оплаты, поставки товаров или услуг. Клиент мог отказать вам в сотрудничестве и выбрать конкурентную компанию по различным причинам. От того, как в будущем менеджер донесет информацию о слиянии двух компаний до клиента будет зависеть его выбор.

Анализ управленческой системы. Стоит обратить внимание на систему учета внутри компании или CRM систему и на техническую обеспеченность и подготовленность менеджеров в целом. Если ваша учетная система коренным образом отличается от привычной им, то адаптация потребует времени и сил. К примеру, вы используете современную версию 1С-бухгалтерии, позволяющую отслеживать все взаимодействия в разрезе каждого клиента и сотрудника. Ваши менеджеры уже ее изучили и привыкли. Их действия доведены до автоматизма. А вот в компании, из  которой вы планируете «схантить» работников учет не ведется, либо ведется в максимально упрощенном виде. Страх перед неизведанным сделает свое дело.

Анализ существующей системы коммуникаций между сотрудниками. Негласная иерархия существует в любой компании. Во время реализации этапа слияния вам необходимо учитывать особенности взаимоотношений внутри вашей компании «встроить» в нее новых людей без какого-либо ущерба. Для этого важно понимать негласный статус каждого сотрудника в отдельности и отношение к нему остального коллектива.

Анализ месторасположения компании. Еще один немаловажный аспект – это расположение будущего места работы. Локация компании может значительно повлиять на настроение сотрудников. Изменение привычных маршрутов передвижения, наличие свободных парковочных мест, расстояние от дома до работы, наличие столовых и кафе рядом с офисом имеют огромную важность для работника.

Договоренности о слиянии между собственниками могут иметь различные формы – от стопроцентного предоставления рабочих мест, до возможности выбора из числа имеющихся сотрудников. Приступать к анализу следует с обязательным участием обеих сторон. После его окончания наступает процесс подготовки к слиянию – второй по значимости и сложности этап.

Семь раз отмерь – один отрежь

Этот этап состоит из психологической подготовки сотрудников обеих компаний и технической подготовки к переезду и «заселению». Делается это одновременно и с активным участием текущих работодателей.

После анализа текущего состояния дел, у вас уже есть необходимый перечень ответов на всевозможные вопросы со стороны работников. Если в компаниях иерархия сложная, то первым делом проходит совещание с топ-менеджерами, а только потом делается объявление на общем собрании. Важно донести все детали слияния до людей и убедиться, что нераскрытых вопросов не осталось. Важны даже такие «мелочи» как уровень комфорта новых рабочих мест. Организуйте экскурсию на новое место работы с целью ознакомления. Желательно, чтобы к тому времени все рабочие места были оборудованы. Люди увидят, что их уже ждут и оценят это по достоинству.

Предоставив вводную информацию на общем собрании приступите к детальному знакомству с каждым в отдельности. Учтите, что новость вызовет шок у большинства людей, поэтому во время индивидуального интервью вы, как собственник, должны постараться оставить о себе положительное впечатление, стараясь минимизировать весь имеющийся негатив. Не забывайте, что вы все еще конкурент для них.

Техническая часть состоит из подготовки и подключения рабочих мест, физической перевозки необходимого инвентаря, деталей интерьера рабочего стола, документации. Сам процесс переезда должен произойти в максимально короткие сроки, с тем, чтобы ключевые сотрудники приступили к выполнению заранее поставленных задач. Быстрое вовлечение в рабочие процессы позволит отвлечься от негативных мыслей. Менеджерам, например, важно, чтобы их клиент не пострадал от переезда, своевременно получая обещанный пакет услуг.

В целом, составление списка мероприятий во время этапа подготовки будет зависеть от итогов проведенного анализа. Старайтесь учитывать малейшие детали. Помните, что «в мелочах прячется дьявол».

Радушие вдохновляет

Проявление гибкости и радушия ваших подчиненных позволят почувствовать «в своей тарелке» новый состав. Устройте в офисе торжественную встречу. Создайте из этого события небольшой праздник, тем самым снимая общее напряжение и вдохновляя людей. Проявляйте креативность в такие моменты, но не перегибайте палку. Данное событие хоть и важное в жизни компании, но оно не должно нанести графику работы. Предоставьте рядовым сотрудникам возможность самостоятельно освоиться на новых рабочих местах, а среди топ-менеджеров проведите собрание, темой которого будет последующая адаптация в отделах.

Поддержание рабочего ритма и погружение в текущие бизнес-процессы – ваш идеальный помощник. Самостоятельно и с помощью «старичков» поспособствуйте процессу привыкания. «Ручками» вместе с каждым новым работником пройдитесь по всей цепочке ваших бизнес-процессов и убедитесь, что информация была воспринята верно. При необходимости составьте карту процессов, предоставьте последовательный регламент действий. В первое время уделяйте этому побольше внимания. Активно подключайте всех старых сотрудников в этот процесс, тем самым способствуя установлению контакта.

На момент слияния все формальности, такие как подписание новых трудовых договоров, договоров материальной ответственности и договоров о неразглашении с новыми подчиненными должны быть подписаны. В короткие сроки должны быть пересмотрены и подписаны новые договора с контрагентами бывшей компании. Деятельность компании не должна останавливаться из-за технических или иных проблем.

Держать или отпустить? Вот в чем вопрос

Как правило, адаптационный период длиться от трех до шести месяцев, в течении которых важно пристально наблюдать за настроениями, слухами и построением новых связей внутри компании. Риск увольнений возрастает приблизительно на третий месяц после слияния. В основном это связано с недовольством новыми условиями. Но часто фраза «меня не устраивают условия» скрывает совершенно иные мотивы. Например, коллектив не принял нового сотрудника в силу каких-то его личных качеств. Во время периода адаптации следует внимательно наблюдать за настроениями и своевременно реагировать на малейшие негативные изменения. Часто в период адаптации падает эффективность сотрудников отдела продаж. Причины могут быть разные:

  • недовольство со стороны клиентов вашим сервисом и ценами;
  • сложность системы мотивации;
  • сложность цепочки бизнес-процессов;
  • давление со стороны коллег.

Контролировать и управлять в таких ситуациях вам помогут современные технические решения – CRM-системы, виртуальные ATC, позволяющие прослушивать телефонные разговоры, системы видеофиксации в офисе, IT-технологии и т.д. Важно владеть актуальной информацией, а решение о дальнейшей судьбе сотрудника следует принимать, исходя из ранних договоренностей с бывшими владельцами, подписанных трудовых договоров и руководствуясь КЗОТом страны. Идти на поблажки или особые условия не рекомендуется, иначе последует цепная реакция, которая легко может свести на «нет» все ваши усилия.

Как вариант, можете провести небольшое общее тестирование на профпригодность и знание бизнес-процессов в компании. Такой тест следует провести на четвертый месяц после слияния. По итогам тестирования вы будете иметь представление о профессионализме  всех сотрудников компании.

Процесс слияния достаточно длительный и его сроки зависят от размеров компаний. Минимальный срок – полгода. В мировой практике у крупных корпораций сроки реализации проекта слияния доходили до 5-7 лет. Процесс слияния сравним с процессом обновления крови в человеческом организме. На этапах слияния и адаптации будет выявляться весь негатив, в равной степени присутствующий в обеих организациях. Всегда найдутся недовольные и обиженные, которые покинут вашу компанию, демонстративно хлопнув дверью. В итоге вы обретете абсолютно новый коллектив стойких и преданных работников.

Журнал «Управление персоналом», январь 2017 год.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Related posts

Нет комментариев

Оставить отклик